March 12th, 2022

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​Die Zeitfresser

… oder die Effizienzdiebe


Eine der nervigsten, aber gescheitesten Fragen in einer Beziehung ist die allabendliche, manchmal etwas nervige, partnerschaftliche Erkundigung: "Na, zufrieden mit dem Tag? Was hast Du heute so gemacht?"

Ja, wo ist bloß die meine Arbeitszeit geblieben? Das fragt sich so mancher Arbeitnehmer am Ende des Tages. Gefühlt war man den ganzen Tag nur aktiv und unterwegs – aber geschafft wurde trotzdem kaum etwas. Woran das liegt? Schuld sind fast immer dieselben gemeinen Zeitfresser, die jedoch regelmäßig unterschätzt werden. Diese sieben sind die schlimmsten:

E-Mails
Es ist gar nicht mal das Schreiben von E-mails, was einem die Zeit klaut. Eine Adobe-Studie kam zu dem Ergebnis, dass wir inzwischen im Durchschnitt 31,5 Stunden in der Woche nur mit dem Checken von E-Mails verbringen – nicht eingerechnet die Zeit, die wir zum (vollständigen) Lesen und (teilweisen) Beantworten benötigen; also 6,3 Stunden täglich – 3,2 für Job-Mails, 3,1 für private Mails.

Meetings
Manager wie Angestellte verbringen im Schnitt 4,9 Arbeitsstunden pro Woche damit, Sitzungen zu koordinieren. Dabei werden dann durchschnittlich sieben Besprechungen pro Woche vereinbart, an denen sieben Personen teilnehmen, die im Schnitt zwei Stunden und 45 Minuten zusammensitzen. Ein Fünftel dieser Bürorunden dauert sogar länger als fünf Stunden. Woraus sich für manche statistisch ergibt, dass sie jede Woche rund 19 Stunden in Meetings hocken. Na, Danke! Dabei wären weniger oder bessere Meetings, so einfach…

Klatsch & Tratsch
Smalltalk mit Kollegen schweißt zusammen und bildet einen mentalen Ausgleich zur Arbeit. Klatsch ist sogar regelrechter Balsam für unser Hirn. Er frisst aber auch Zeit: Im Schnitt bis zu einer Stunde am Tag, 16 Prozent verplauschen gar bis zu zwei.

Smartphone
Jeder hat eins. Doch erlauben viele sogenannte Push-Mitteilungen. Der Haken: Bei jedem Piep schauen wir hin und. Addiert kommt da schnell eine Stunde zusammen.

Internet
Kaum ein Medium ist so verführerisch: Mal eben ein Video geschaut, einen Artikel    gelesen, der führt zum nächsten… Zack, schon haben sich die Zeiger auf der Uhr ein ganzes Stück weitergedreht. 80 Prozent der Arbeitnehmer verklicken so bis zu zwei Stunden am Tag.

Helfersyndrom
Klar, ist es nett, Kollegen zu helfen. Wer aber so gar nicht Nein sagen kann, leidet nicht nur am Helfersyndrom – er verliert auch noch viel Zeit für die eigene Arbeit, die derweil liegenbleibt.

Perfektionismus
Zugegeben, manche Dinge müssen perfekt sein, aber vielen Menschen droht dabei auch, sich in Details zu verirren und so wertvolle Zeit zu verlieren. Oft aber reichen auch schon 80 Prozent vollkommen aus, um eine wirklich gute Arbeit zu erledigen.

 
Und wie begegnen wir diesen Zeitdieben, wie werden wir effizienter?

Das Pareto-Prinzip oder die 80/20-Regel

Mir persönlich hat die Verinnerlichung des Pareto-Prinzips sehr viel gebracht und auch geholfen. Das Pareto-Prinzip besagt, dass mit 20% des Aufwands 80% des Ertrags generiert werden können, d.h. in der Konsequenz: Fragen Sie sich jeden Morgen, was am heutigen Tag wirklich das Wichtigste und das Erfolgversprechendste ist, das getan werden muss. Das andere kann warten und Einiges ist ja sowie nur mehr oder weniger Zeitvertrieb.
 
Die Eisenhower-Matrix

Diese Matrix ist eine Verbildlichung des Handlungsbedarfs. Vereinfacht ausgedrückt:
Ist eine Handlung eilig und wichtig: Sofort erledigen.
Ist sie nicht eilig, aber wichtig: Terminieren.
Ist sie eilig, aber unwichtig: Delegieren.
Ist sie nicht eilig und unwichtig: Ignorieren.

 
Und das Allerwichtigste

Seien und bleiben Sie ehrlich und diszipliniert in der Kategorisierung Ihrer Aufgaben.             

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​​Die nächste Kolumne erscheint am 23.03.2022